Dành cho team leader – Để xây dựng nhóm làm việc hiệu quả
Đối với người lãnh đạo nhóm hoặc người trực tiếp chỉ huy nhóm, luôn phải suy nghĩ ra những phương cách để xây dựng nhóm làm việc sao cho đem lại kết quả tốt đẹp cho mục tiêu chung của nhóm và cho từng cá nhân trong nhóm. Đó là những phương cách nào, hãy thao khảo những điều sau đây.1. Làm rõ sự trông đợi: Với cương vị và uy quyền của một trưởng nhóm, hãy truyền đạt một cách rõ ràng sự trông đợi của bạn vào việc thi hành và những kết quả. Làm cho những thành viên của nhóm hiểu vì sao cần phải làm việc theo nhóm. Tạo điều kiện thuận lợi để họ thực hiện tốt nhiệm vụ chung bằng các nguồn tài nguyên về nhân lực, thời gian và ngân sách. Làm sao để họ lĩnh hội đầy đủ tầm quan trọng cũng như ưu thế của họ trong các điều khoản về thời gian, các cuộc thảo luận và sự quan tâm của người chỉ đạo.
2. Bối cảnh: Để các thành viên trong nhóm hiểu được vì sao họ có mặt trong nhóm. Vạch rõ cho họ thấy được kế hoạch làm việc nhóm sẽ giúp cho tổ chức đạt được những mục tiêu đề ra, và tầm quan trọng của việc làm nhóm để hoàn thành những mục tiêu chung. Làm cho họ hiểu được đâu là việc làm thích hợp trong mọi mục tiêu, nguyên tắc, tầm nhìn và giá trị của tổ chức?
3. Sự giao phó: Làm thế nào để mỗi thành viên lôi cuốn vào công việc chung của nhóm? Làm thế nào để họ cảm thấy nhóm của họ có một sứ mệnh rất quan trọng và luôn cố gắng hết năng lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của nhóm, và trông chờ vào một kết quả tốt đẹp? Làm sao để mỗi thành viên của nhóm nắm bắt rõ nhiệm vụ, giá trị của họ trong tổ chức và trong sự nghiệp của cá nhân họ? Để mỗi thành viên trong nhóm thấy trước được sự công nhận về những đóng góp của họ đối với tổ chức, cống hiến năng lực của họ để đem đến sự tăng trưởng và phát triển cho nhóm. Để mỗi thành viên của nhóm bị cuốn hút và bị thách thức bởi những cơ hội thăng tiến.
4. Khả năng: Làm cho các thành viên của nhóm cảm thấy họ đều thích hợp với vị trí của họ. Làm cho họ cảm thấy những hiểu biết, những kỹ năng và năng lực của họ luôn được nâng cao qua quá trình đào tạo và làm việc với nhóm. Nếu không, hãy làm cho các thành viên của nhóm dễ dàng cần sự hỗ trợ của cấp trên. Để họ cảm thấy đó là một nguồn tài nguyên, chiến lược và sự hỗ trợ cần thiết cho việc hoàn thành sứ mệnh.
5. Đặc quyền: Để mỗi thành viên trong nhóm đảm nhận mỗi công việc riêng. Tự chịu trách nhiệm, sự sáng tạo, và thực hiện chiến lược để hoàn thành sứ mệnh của mỗi người. Để họ được nắm bắt rõ và được truyền đạt bởi những mục tiêu, thấy trước được kết quả và sự đóng góp, đo lường được qui trình mà nhóm đã thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ. Lãnh đạo nhóm, phối hợp và ủng hộ những gì mà nhóm đã sáng tạo.
6. Sự hợp tác: Nhóm là những thành viên cùng nhau làm việc một cách hiệu quả giữa các cá nhân. Làm cho họ hiểu được vai trò và trách nhiệm của mỗi cá nhân. Những thành viên của nhóm là những vị lãnh đạo và những vị quan tòa của nhóm. Họ có quyền giải quyết mọi vấn đề của nhóm, đưa ra phương pháp cải thiện công việc, đặt mục tiêu và có chung quyền lợi. Làm cho những thành viên của nhóm hợp tác với nhau để hoàn thành nhiệm vụ.
7. Sự liên lạc: Làm sao để nhóm cung cấp và được cung cấp những thông tin quan trọng về hoạt động chuyên môn đều đặn. Để họ hiểu được đầy đủ bối cảnh xung quanh và sự tồn tại của họ. Làm cho những thành viên của nhóm có sự liên lạc rõ ràng và trung thực với nhau. Tạo động lực cho những thành viên của nhóm mang đến những ý kiến khác nhau đặt trên bàn làm việc của bạn. Những sự đối lập tất yếu được nâng lên và được cộng thêm vào.
8. Sáng kiến, sáng tạo: Một tổ chức thực sự thì luôn quan tâm đến sự thay đổi. Hãy để nhân viên của bạn tự do đưa ra những ý tưởng mới, những suy nghĩ và những phương pháp độc đáo. Huấn luyện, đào tạo họ những kỹ năng cần thiết. Cho phép họ truy cập vào những quyển sách và phim ảnh, vào các lĩnh vực giải trí cần thiết khác để khuyến kích cho những suy nghĩ mới.
9. Những hệ quả: Sau cùng, hãy làm cho những thành viên của nhóm cảm thấy họ có nghĩa vụ và trách nhiệm cho sự nghiệp chung của nhóm. Là những phần thưởng và sự công nhận được đáp ứng khi họ thành công. Sự mạo hiểm hợp lý thì được coi trọng và được khuyến khích. Đồng thời cũng xem xét về chế độ thưởng cho cả nhóm hay cho cá nhân nào có thành tích nổi bật, lúc đó hãy đề phòng hoặc đưa ra giải pháp nếu có sự hiềm khích và trả thù cá nhân. Nên xem xét một cách mềm dẻo và công bằng
Kỹ năng cần có của Team Leader trong Team Building!
1. Hãy linh động. Những tình huống đột xuất có thể là những khỏanh khắc tuyệt vời nhất2. Hãy luôn chuẩn bị thật tốt. Đạo cụ dự phòng, phương án dự phòng, chương trình dự phòng…tất cả mọi thứ đều phải dự phòng trước
3. Hãy đặt nguyên tắc của cá nhân sang một bên. Hãy nương theo dòng chảy thực tế của các đội ngay cả khi nó đi trật ra ngòai kế họach
4. Hãy kể những bài học cá nhân của riêng bạn dẫn chứng vào bài đúc kết
5. Hãy hỏi những câu hỏi để cho các nhóm thảo luận sau khi chơi
6. Hãy lường trước tất cả các phản ứng của người chơi: từ chối tham gia, thờ ơ, phá rối…
7. Hãy biết cách tạm ngưng trò chơi đúng lúc. Sau mỗi trò chơi hãy dành chút ít thời gian để những người tham gia chiêm nghiệm về bài học. Đây chính là lúc họ kết nối bài học với vấn đề của riêng họ.
8. Hãy mạo hiểm và thử nghiệm những điều mới. Chúng ta truyền đạt những gì học được từ cuộc sống và công việc, vì đây là những điều dễ được đón nhận
9. Hãy tìm hiểu về những người chơi trước chương trình. Thiết kế chương trình sao cho gần gũi với họ và từ đó mang đến những bài học cho công việc của họ.
10. Hãy luôn tạo một không khí vui vẻ, thoải mái.
Các kỹ năng cơ bản trong Xây dựng và Làm việc nhóm
Làm việc theo nhóm (team- work) nghĩa là cùng nhau hướng về một mục tiêu chung, cùng phấn đấu để tìm kiếm sự thành công trong học tập hoặc trong công việc. Kết quả của sự cộng tác này đôi khi hiệu quả hơn cả sự mong đợi. Nhưng không phải lúc nào mọi việc cũng được trôi chảy hay đạt được kết quả mà các bạn mong muốn. Có nhiều lý do khách quan lẫn chủ quan mà nhóm hoạt động của chúng ta không đạt được mục tiêu đã đề ra. Vì thế, các bạn phải làm thế nào để các thành viên trong nhóm thực sự có trách nhiệm với yêu cầu đặt ra ban đầu. Hoặc làm sao để tạo được môi trường và điều kiện tốt nhất để việc hoạt động theo nhóm có hiệu quả tối ưu. Dưới đây là một số chia sẻ về kỹ năng xây dựng và làm việc nhóm:Các giai đoạn thành lập nhóm
1. Giai đoạn thứ nhất: sẽ là việc thành lập nhóm. Trong giai đoạn này, các thành viên có thể chưa hiểu nhau và chưa có ý tưởng về nhóm cũng như sáng kiến về những công việc mà nhóm sẽ làm. Giai đoạn này kết thúc, khi các thành viên trong nhóm nhận ra rằng mình đang hoạt động trong một nhóm người có cùng mục tiêu.2. Giai đoạn thứ hai: là giai đoạn chọn ra trưởng nhóm (leader). Vì người trưởng nhóm có ảnh hưởng rất nhiều đến công việc chung của cả nhóm. Nên người được chọn phải là người được sự tín nhiệm của hầu hết các thành viên còn lại. Nếu bạn được chọn làm leader, bạn hãy cẩn trọng và quan tâm đến khả năng- sở trường- sở đoản của từng thành viên để có thể đạt hiệu quả cao khi phân công nhiệm vụ. Và trưởng nhóm sẽ là người thống nhất luật, để mọi hoạt động có thể dễ dàng hơn. Giai đoạn này kết thúc khi tất cả các thành đều ủng hộ leader và sẽ tuân theo sự hướng dẫn hoặc phân công của leader. Lưu ý rằng: không phải khi bạn nói nhiều hoặc làm nhiều việc mà bạn sẽ được chọn làm leader.
3. Giai đoạn thứ ba: Là giai đoạn bắt đầu làm việc. Các thành viên trong nhóm sẽ nhận nhiệm vụ từ leader và hiểu rõ hơn về công việc mà mình sẽ làm.
4. Giai đoạn thứ tư: Giai đoạn mỗi thành viên nắm chắc được vấn đề hay nhiệm vụ cần làm và triển khai theo kế hoạch đã được vạch ra trước đó. Trong một số dự án thì giai đoạn này là giai đoạn cuối cùng với trường hợp dự án là không có kế hoạch dừng lại, ví dụ như thành lập công ty chẳng hạn, giai đoạn này thường là giai đoạn tốt nhất để đánh giá hiệu quả làm việc của mỗi thành viên trong nhóm.
5. Giai đoạn thứ năm: Là giai đoạn hoàn thành, tổng kết những kết quả đạt được; và giải thể nhóm.
Lý thuyết là như thế, nhưng trên thực tế có rất nhiều vấn đề xung quanh việc thành lập nhóm. Một điều rất quan trọng mà các bạn cần lưu ý là: để việc thành lập nhóm đạt hiệu quả tối ưu, điều kiện cần thiết là mỗi thành viên đều thực sự muốn thành lập và xây dựng nhóm bằng những hành động hoặc thái độ cụ thể.
Kỹ năng làm việc nhóm: chúng ta có 7 kỹ năng cơ bản:
1. Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau. Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng (hay xây dựng) các ý kiến giữa các thành viên.2. Chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi, chúng ta có thể nhận biết mức độ tác động lẫn nhau, khả năng thảo luận, đưa ra vấn đề cho các thành viên khác của họ.
3. Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra. Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình.
4. Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực.
5. Trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau, để mỗi thành viên có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ của bản thân và cùng đạt đến mục tiêu chung trong công việc với các thành viên còn lại.
6. Sẻ chia: Các thành viên đưa ra ý kiến và tường thuật cách họ nghĩ ra nó cho nhau.
7. Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra.
Để nhóm hoạt động có hiệu quả cao nhất, dù trong học tập, trong công việc hay trong những trò chơi tập thể, một điều kiện không thể thiếu là tinh thần đoàn kết và tôn trọng lẫn nhau. Dù công việc có khó khăn đến đâu, khi mọi người cùng cố gắng và đặt mục tiêu công việc lên hang đầu, chắc chắn lúc đó, thành công mà các bạn đã hướng tới sẽ đến rất gần.
Tạm kết:
Có đôi khi, những người chúng ta không thích (hay nói đúng hơn là không thích làm việc chung với họ) nhưng do sự phân công- sắp xếp của thầy cô hoặc cấp trên, buộc lòng ta phải làm việc chung với họ. Nhưng vì mục tiêu công việc đã đặt ra, đòi hỏi công việc như thế, lúc đó, chúng ta nên vui vẻ, hòa đồng và cố gắng tạo không khí vui tươi cũng như môi trường làm việc tốt nhất cho mọi người Từ đó, chúng ta sẽ hình thành nên một nhóm làm việc với những kết quả tốt nhất.
Trong môi trường làm việc và học tập của các bạn sau này sẽ chắc chắn các bạn sẽ phải hoạt động và làm việc theo nhóm. Khi đó, các bạn nên lưu ý rằng, dù các bạn là ai, thành viên hay trưởng nhóm, thì các bạn nên đưa ra ý kiến cá nhân của mình. Đôi khi những ý tưởng tưởng chừng như “không giống ai” lại chính câu nói dẫn đến thành công cho công việc của các bạn.
Sưu tầm
0 nhận xét: